Geldwäschegesetz: So vermeiden Makler hohe Strafen

Drogen- und Menschenhandel, Auftragsmord, Terrorismus und die damit verbundene Geldwäsche: Was haben Makler damit zu tun? Zwar unterstellt die Bundesregierung Maklern nicht, sie könnten sich an Geldwäsche beteiligen. Sie sieht aber die Gefahr, dass Maklerkunden mit Hilfe von Immobiliengeschäften Schwarzgeld waschen könnten. Deshalb verpflichtet die Bundesregierung Immobilienprofis über das Geldwäschegesetz (GwG) zur Mitarbeit bei der Verbrechensbekämpfung (§ 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG): Sie müssen ihre Mitarbeiter überprüfen und schulen, sowie die Identität ihrer Kunden dokumentieren und den Behörden im Verdachtsfall Auskunft geben.

So befolgen Makler das Geldwäschegesetz

Immobilienmakler ist § 1 Abs.11 GwG wer „gewerblich den Abschluss von Kauf-, Pacht- oder Mietverträgen über Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte, gewerbliche Räume oder Wohnräume vermittelt.“ Betreffenden Maklern legt das Geldwäschegesetz sowohl interne als auch externe Pflichten auf. Zusammengefasst besteht die Geldwäscheprävention aus den drei Hauptbereichen Einhaltung gesetzlicher Vorsorgepflichten, Risikomanagement und dem Verdachtsmeldewesen.

Anmeldepflicht bei der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen

Makler müssen sich ebenso wie alle anderen geldwäscherechtlich Verpflichteten auf goaml.fiu.bund.de, dem Portal der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU), elektronisch registrieren. Bei dieser Stelle können sie auch einen Geldwäscheverdacht melden. Die Registrierungspflicht soll allerdings erst mit Inbetriebnahme eines neu geplanten neuen Informationsverbundes der FIU, spätestens jedoch ab dem 1. Januar 2024, gelten (vgl. § 59 Abs. 6 GwG). Eine Registrierung wird von Seiten der Aufsichtsbehörden dennoch empfohlen.

Im Registrierungsprozess muss der Immobilienmakler Angaben zu sich selbst und den in Sachen Geldwäsche verantwortlich handelnden Personen in seinem Unternehmen machen. Mehr Informationen zur Registrierung finden Makler auf der Webseite der FIU.

Identifizierungspflicht

Immobilienmakler müssen die Identität ihrer Kunden überprüfen und diese bei Verdacht auf Geldwäsche in der Regel umgehend den Behörden melden. Laut Dr. Christian Pelz, dem Rechtsanwalt der Wirtschaftskanzlei Noerr LLP in München, gilt das in folgenden Fällen:

• Bei der Vermittlung von Kaufimmobilien. Dabei sind in der Regel beide Vertragsparteien zu identifizieren, das heißt hier, sowohl Käufer als auch Verkäufer (§ 10 Abs. 6 Nr. 1 GwG). Ausnahmefall: Die andere Vertragspartei hat selbst einen Makler beauftragt. Dann muss der Makler nur seinen eigenen Auftraggeber identifizieren (§ 11 Abs. 2 S. 2 GwG).
• Seit 1. Januar 2020: Bei der Vermittlung von Miet- oder Pachtverträgen, bei denen die monatliche Miete oder Pacht 10.000 Euro oder mehr beträgt. Dabei muss der Makler stets beide Vertragsparteien identifizieren, einen Ausnahmefall gibt es hier nicht.

Wichtig: Immobilienmakler müssen nicht nur die Person selbst überprüfen, sondern gegebenenfalls auch Personen, die diesevertreten – die sogenannten „wirtschaftlich Berechtigten“. Somit kann es sein, dass sie für einen Vermittlungsauftrag mehr als ein oder zwei Personen identifizieren müssen.

Der Zeitpunkt der Identitätsüberprüfung ist bei Kaufverträgen gesetzlich so geregelt, dass der Makler die Vertragsparteien erst dann überprüfen muss, wenn bei dem Kunden von einem ernsthaften Interesse ausgegangen werden kann und eine hinreichende Bestimmtheit beider Kaufvertragsparteien gegeben ist. Laut Geldwäschegesetz ist dies zum Beispiel der Fall, wenn (§ 11 Abs. 2GwG):

• Eine der Kaufvertragsparteien von der anderen den Kaufvertrag erhalten hat,
• eine Reservierungsvereinbarung oder ein Vorvertrag abgeschlossen wird,
• eine Reservierungsgebühr gezahlt wird.

Bei Pacht- oder Mietverträgen in Höhe von mindestens 10.000 Euro monatlich gilt die Sonderregelung des Paragrafen 11 Abs. 2 GwG nicht. Laut Rechtsanwalt Pelz muss der Makler hier seinen Auftraggeber bereits bei Auftragserteilung identifizieren.

So müssen Immobilienmakler ihre Kunden identifizieren

Pflicht eines jeden Immobilienmaklers ist es, abzuklären, ob ein Kunde als Privatperson, als Vertreter einer juristischen Person oder eines Unternehmens handelt und sie entsprechend prüfen.
Mit der 5. EU-Geldwäscherichtlinie kann der Immobilienmakler seine Kunden seit Juli 2020 auch mit elektronischen Mitteln identifizieren.  Nach 1. August 2021 und dem Inkrafttreten des Vollregisters muss er bei juristischen Personen oder Personengesellschaften Änderungn bei den Meldepflichten beachten.

Natürliche Personen

Natürliche Personen müssen Makler durch Personalausweis oder Reisepass identifizieren und die folgenden notwendigen Angaben dokumentieren (§ 11 Abs. 4 S. 1 GwG):

• Vorname und Nachname
• Geburtsort
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Wohnanschrift

Zur Dokumentation muss ein geeignetes Identifikationsdokument wie Personalausweis, Reisepass oder unbefristeter Aufenthaltstitel kopiert oder optisch digitalisiert – zum Beispiel durch ein Foto –erfasst werden (§ 8 Abs. 2 Satz 2 GwG). Das handschriftliche Erfassen reicht bei der aktuellen Gesetzesfassung nicht aus.

Juristische Personen oder Personengesellschaften

Ist ein Vertragspartner keine natürliche Person, so muss der Makler dessen Eigentums- und Kontrollstrukturen mit angemessenen Mitteln in Erfahrung bringen (vgl. § 10 Abs.1 Nr. 2 GwG). Dazu gehört laut Pelz, Angaben zum wirtschaftlichen Berechtigten und zum Unternehmen einzuholen und zu überprüfen. Folgende Informationen müssen Makler neben dem wirtschaftlichen Berechtigten erheben und dokumentieren (§ 11 Abs. 4 S. 2 GwG):

1. Firma, Name oder Bezeichnung,
2. Rechtsform,
3. Registernummer, falls vorhanden,
4. Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung,
5. die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder die Namen der gesetzlichen Vertreter.
6. sofern ein Mitglied des Vertretungsorgans oder der gesetzliche Vertreter eine juristische Person ist: von dieser juristischen Person die Daten, die in den Aufzählungspunkten 1 bis 4 genannt wurden.

Zur Erhebung und Dokumentation der Daten müssen Makler einen Nachweis der Registrierung im Transparenzregister oder einen Auszug der über das Transparenzregister zugänglichen Daten einholen (§ 11 Abs. 5 Satz 2 GwG).

In Fällen, in denen sich die über das Transparenzregister zugänglichen Daten bereits zweifelsfrei aus dem Handelsregister – in der Regel mit entsprechender Gesellschafterliste – ergeben, reicht es aus, einen Auszug aus dem Handelsregister einzuholen – und Makler können sich das Transparenzregister sparen.

Vor einer besonderen Herausforderung stehen Makler außerdem, wenn eine juristische Person aus dem Nicht-EU-Ausland eine Immobilie erwerben oder verkaufen möchte. Denn diese ist erst dann zur Registrierung im Transparenzregister verpflichtet, wenn sie einen Kaufvertrag abschließt. Rechtsanwalt Pelz rät: „Dann müssen Makler Informationen erfragen und anhand des risikobasierten Ansatzes plausibel ermitteln, wie hoch die Gefahr der Geldwäsche ist.“ Bei zweifelhaften Eigentümerstrukturen empfiehlt er, eine Geldwäscheverdachtsmeldung abzugeben.

Meldepflicht für Transparenz-Vollregister

In Zukunft wird es bei der Überpfügung der Daten für Makler etwas einfacher, weil der Blick ins neue Transparenzvollregister ausreichen wird. Grund:  Durch die Umstellung des Transparenzregisters auf das Transparenzvollregister soll jede deutsche Gesellschaft, außer Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), ihre wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzvollregister melden. Das Gesetz tritt in Kraft am 1. August 2021.

Für die jeweiligen Unternehmen, die wegen der bisherigen Mitteilungsfiktion oder einer bestehenden Privilegierung noch keine Daten zum Transparenzregister übertragen haben- beispielsweise Aktiengesellschaften, sind folgende Fristen einzuhalten:

• AG, SE und KGaA bis zum 31. März 2022,
• GmbH, Genossenschaft, Europäische Genossenschaft oder Partnerschaft bis zum 30. Juni 2022,
• in allen anderen Fällen bis zum 31.Dezember 2022.

Ab 1. Januar 2023 müssen also alle wirtschaftlich Berechtigten eines Unternehmens (außer einer GbR) im Vollregister gemeldet sein und sind dort auch für Makler schnell zu identifizieren.

Die getroffenen Maßnahmen bei der Identitätsüberprüfung sowie etwaige Schwierigkeiten müssen Makler dokumentieren.

Fortlaufendes Monitoring der Geschäftsbeziehung

Wer einmal einen Kunden identifiziert hat, ist auch bei einem neuen Auftrag wieder in der Pflicht: „Bei aktiven Geschäftspartnern oder fortdauernden Geschäftsbeziehungen muss der Makler die bereits einmal gemachten Angaben erneut prüfen und gegebenenfalls aktualisieren“, sagt Pelz.

Risikomanagement

Unternehmer, also auch Immobilienmakler, sind zu einem Risikomanagement verpflichtet. Das Risikomanagement besteht aus Risikoanalyse und internen Sicherungsmaßnahmen. „Dabei, wie umfangreich dies zu sein hat, ist es auch entscheidend, ob der Vermittler regional, landes- oder bundesweit arbeitet“, sagt Pelz.

Risikoanalyse

Bei der Risikoanalyse muss der Makler ermitteln, ob und in welchem Zusammenhang er in Kontakt mit Personen geraten kann, die Schwarzgeld durch einen Immobilienkauf waschen wollen und dieses Risiko vollständig erfassen, bewerten und dokumentieren. Ein Risikofaktor kann zum Beispiel sein, dass ein Kunde seinen Wohnsitz in einem Drittstaat hat, in dem Korruption oder andere kriminelle Tätigkeiten stark ausgeprägt sind. Eine vollständige Aufzählung der Risikofaktoren listet das GwG in der Anlage 1 (Faktoren für ein potenziell geringes Risiko) und 2 (Faktoren für ein potenziell höheres Risiko) auf.

Interne Sicherungsmaßnahmen

Aus den ermittelten Risikofaktoren muss der Makler interne Sicherungsmaßnahmen ableiten. Sprich: geeignete Strategien, Kontrollen und Verfahren bereitstellen, um die Risiken einer Geldwäsche zu mindern und zu steuern – im Idealfall zu verhindern. „Makler müssen ihre Mitarbeiter auf Zuverlässigkeit überprüfen und sie im Hinblick auf das Geldwäschegesetz schulen“, sagt Rechtsanwalt Pelz. Auch das Entwickeln standardisierter Maßnahmen kann dazu gehören, also wann Mitarbeiter wie nach Informationen fragen, wie Daten gespeichert werden und ab wann Zweifel angebracht sind.

Im Finanz- und Versicherungssektor sowie der Kreditwirtschaft sind Unternehmer laut Rechtsanwalt Pelz zudem verpflichtet, einen Geldwäschebeauftragten zu ernennen. Immobilienmakler seien das zwar in der Regel nicht, allerdings kann es sein, dass es die lokale Aufsichtsbehörde zum Beispiel ab einer bestimmten Unternehmensgröße anordnet. Der Rechtsexperte rät: „Makler sollten bei ihrer lokal zuständigen Aufsichtsbehörde auf der Homepage nachschauen oder gegebenenfalls dort nachfragen.“ Aber unabhängig davon, ob es einen Geldwäschebeauftragten gibt oder nicht, bleibt die Leitungsebene des Maklerunternehmens stets selbst für die Einhaltung der geldwäscherechtlichen Vorschriften verantwortlich.

Auch hier ist Dokumentation Pflicht: Laut dem Rechtsexperten muss das Risikomanagement in einem Dokument abgelegt und auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Dazu, in welcher Form und in welchem Umfang zu dokumentieren sei, gebe es bei den Aufsichtsbehörden Merkblätter.

Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht

Dokumente, die die Erfüllung des Geldwäschegesetzes belegen, müssen mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden, dürfen aber maximal zehn Jahre gespeichert werden, soweit nicht weitergehende gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. Zu diesen Dokumenten gehören zum Beispiel:

• Kopien vom Ausweis des Kunden,
• Belege, dass Mitarbeiter geschult wurden,
• die Dokumentation der Prüfungsmaßnahmen bei Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten.

Informationspflicht gegenüber Behörden

Immobilienmakler müssen jederzeit auf Nachfrage der zuständigen Behörden nachweisen können, dass und wie sie ihren Pflichten nachgekommen sind und beispielweise ihre Risikoeinschätzung offenlegen.
Rudolf Koch vom Immobilienverband Deutschland (IVD) mahnt, ihm seien Fälle bekannt, bei denen Makler, die auf entsprechende Behördenanfragen nicht antworteten, mit Bußgeldern im unteren vierstelligen Bereich belegt wurden.

Geldwäsche: Dann wird’s verdächtig

Ein Verdachtsfall liegt insbesondere dann vor, wenn:

• der Kunde ein offensichtlich wirtschaftlich unsinniges Geschäft tätigen will. Ein solcher Verdacht kann zum Beispiel gegeben sein, wenn der Interessent bereit ist, einen viel höheren als den marktüblichen Preis zu zahlen.
• der Kunde die Maklerprovision oder Teile des Kaufpreises als Vorschuss bar zahlen will.
• der Kunde auf einer Unterbeurkundung besteht. Das bedeutet, dass der Kunde wünscht, dass im Notarvertrag ein niedrigerer als der vereinbarte Kaufpreis stehen soll und der restliche Teil unter der Hand bar an den Verkäufer übergeben werden soll.
• der Kunde keinen Kapital- oder Finanzierungsnachweis erbringen will.
• ein Kapital- oder Finanzierungsnachweis von einer Bank aus einem Steuerparadies stammt.
• der Kunde offensichtlich nur als Strohmann für einen unbekannten Dritten agiert.
• der Kunde ohne nachvollziehbare Begründung keinen Ausweis oder Pass vorlegen will oder sonst seine Identität verschleiern will. Das gilt insbesondere auch, wenn der Kunde auf Anonymität pocht.
• das angestrebte Geschäft nicht mit den wirtschaftlichen Verhältnissen des Kunden in Einklang zu bringen ist, etwa weil der Kaufpreis nicht mit dem angegebenen Beruf und dem Einkommen in Einklang zu bringen ist.
• der Kunde eine Wohnimmobilie in Deutschland erwerben will, die typischerweise ein Eigennutzerobjekt ist, ohne in der Bundesrepublik einen festen Wohnsitz anzustreben.

Verdachtsmeldung bei Verstoß gegen das Geldwäschegesetz

Hat der Immobilienmakler den Verdacht, dass irgendetwas faul an seinem Kunden ist, so muss er seinen Geldwäscheverdacht in der Regel unverzüglich bei der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) melden.

Die Verdachtsmeldung muss grundsätzlich elektronisch erfolgen, über das Portal der FIU: goAML. In das Webformular des Meldeportals kann der Makler dann sämtliche relevanten Informationen zum Sachverhalt und der betreffenden Transaktion eintragen. Dazu zählen etwa die im Zusammenhang mit der Transaktion stehenden Personen, Organisationen und Konten.

Wichtig: Wer einen verdächtigen Sachverhaltet meldet, ist dadurch in der Regel von der Verantwortlichkeit freigestellt. Aufgehoben wird diese Regel nur, wenn der Makler die Meldung vorsätzlich oder grob fahrlässig unwahr erstattet hat (§ 48 Abs. 1 GwG).

Wichtig: Steht ein Geldwäscheverdacht im Raum, darf eine Finanztransaktion erst durchgeführt werden, nachdem sie gemeldet und alle Anweisungen der Geldwäschemeldestelle befolgt wurden. Er muss also warten, bis die FIU entschieden hat. „Dies muss binnen dreier Werktage ab Geldwäscheverdachtsanzeige erfolgen“, sagt Pelz. „Erhält der Makler danach keine Untersagung von der FIU, so darf er mit der Transaktion fortfahren.“

Eine Ausnahme gibt es laut Pelz dann, wenn es nicht möglich ist, auf die Finanztransaktion zu verzichten oder die Verzögerung der Transaktion die Verfolgung des Verdächtigen behindern würde. Das könnte beispielsweise der Fall sein, wenn der Makler den berechtigten Verdacht hat, dass der Verdächtige das Geschäft abbrechen und fliehen würde, wenn der Makler es weiter verzögert. „In einem solchen Fall ist die Geldwäschemeldestelle jedoch unmittelbar nach Durchführung der Transaktion zu benachrichtigen“, sagt Pelz.

Der Rechtsanwalt weist darauf hin, dass auch das Verbot der Informationsweitergabe in diesem Zusammenhang beachtet werden müsse: „Immobilienmakler und deren Angestellte dürfen weder den Kunden noch Dritte über die erstattete Verdachtsmeldung in Kenntnis setzen.“

Verstöße gegen das Geldwäschegesetz: Welche Sanktionen drohen

Festgelegt ist im Geldwäschegesetz eine Grenze für Transaktionen in Höhe von 10.000 Euro. Diese Regelung greift bei Maklertätigkeiten allerdings nicht. Das bedeutet: Selbst, wenn nur ein Tiefgaragenstellplatz für 8.000 Euro verkauft werden soll, müssen Makler bei Veräußerungsgeschäften den Sorgfaltspflichten des Geldwäschegesetzes zwingend nachkommen.

Verstößt ein Immobilienmakler gegen die Sorgfalts- und Dokumentationspflichten des Geldwäschegesetztes, handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit, die je Einzelverstoß mit einer Strafe von bis zu 100.000 Euro geahndet werden kann. Bei vorsätzlichem Handeln sind es bis zu 150.000 Euro (§ 56 Abs. 1 und 2 GwG) und in schwerwiegenden Wiederholungsfällen werden sogar bis zu fünf Millionen Euro fällig (§ 56 Abs. 3 Satz 1 GwG).

Verstöße, können auch das Strafrecht tangieren, etwa dann, wenn ein Makler durch sein Handeln als Helfer des Geldwäschers fungiert oder wenn er die Möglichkeit sieht, dass Geld gewaschen werden soll und er dies billigend hinnimmt. In extremen Fällen kann auch Freiheitsentzug (§261 Abs. 4 StGB) oder die Untersagung der Berufs- und Geschäftsausübung drohen.

Daneben können Zuwiderhandlungen auch einen schweren Imageschaden des Maklers bewirken: Denn Verstöße werden veröffentlicht. Die Aufsichtsbehörden müssen bestandskräftige Maßnahmen und Sanktionen auf ihren Internetseiten für die Dauer von fünf Jahren bekanntmachen. Zudem sind die Aufsichtsbehörden ermächtigt, geldwäscherechtliche Pflichten sicherzustellen. Dies kann durch Zwangsgelder durchgesetzt werden.

Tipp: Hilfe für Immobilienmakler im Kampf gegen Geldwäsche

Orientierungshilfen für die Risikoanalyse des Maklerunternehmens oder Formulare für die Dokumentation entsprechend des Geldwäschegesetzes können Makler oftmals bei ihrer zuständigen Aufsichtsbehörde oder der IHK bekommen.