Heizkostenabrechnung prüfen: Wie Mieter nicht zu viel zahlen

Wie kann ich meine Heizkostenabrechnung prüfen?

Die Heizkostenabrechnung ist ein Teil der Nebenkostenabrechnung, die der Vermieter dem Mieter einmal pro Jahr zur Verfügung stellen muss. Den Rahmen hierfür steckt die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) ab. Erhält ein Mieter seine Heizkostenabrechnung, sollte er diese schnellstmöglich prüfen und bei formellen sowie inhaltlichen Fehlern unverzüglich Widerspruch einlegen.

Schritt 1: Vergleich mit Vorjahren

Wer seine Heizkostenabrechnung überprüfen will, sollte sie als erstes mit den Rechnungen aus den Jahren zuvor vergleichen. Normalerweise sind große Abweichungen ein erster Hinweis auf einen Fehler in der Abrechnung. Allerdings sind die Energiekosten im Zuge des Krieges in der Ukraine 2022 so drastisch gestiegen, dass sie sich kaum mehr mit den Bezugskosten für Gas und Öl aus den Vorjahren vergleichen lassen. Der Preis für Erdgas lag 2021 beispielsweise durchschnittlich bei 6,7 Cent pro kWh – Ende November 2022 mussten Haushalte im Mittel 18,9 Cent pro kWh Erdgas zahlen.

Abgesehen von den Energiepreisen sollten äußere Umstände bedacht werden. Hat die Familie beispielsweise Zuwachs, kann es erklärbaren zu Änderungen der Heizkosten kommen.

Gab es im Abrechnungszeitraum Leerstand im Haus, sollten Mieter bei der Abrechnung ebenfalls die angegebene Gesamtwohnfläche des Gebäudes zum Vorjahr vergleichen. Diese Angabe darf sich nicht ändern. Die anteiligen Kosten für leere Wohnungen muss der Vermieter tragen und darf sie nicht auf die restlichen Mieter umlegen.

Schritt 2: Abrechnungszeitraum prüfen

Der Abrechnungszeitraum muss immer genau ein Jahr betragen und direkt an den vorangegangenen Abrechnungszeitraum anschließen. Eine Verkürzung oder Verlängerung ist nicht möglich, eine solche Vereinbarung im Mietvertrag wäre unwirksam.

Mieter, die während dieser zwölf Monate ein- oder ausziehen, sollten darauf achten, dass auch nur innerhalb des Zeitraums abgerechnet wird, zu dem das Mietverhältnis Bestand hatte. Es ist daher ratsam bei Ein- und Auszug die Zählerstände zu notieren oder abzufotografieren, um sie später auf der Heizkostenabrechnung vergleichen zu können. In der Regel wird dies in einem Wohnungsübergabeprotokoll ohnehin festgehalten.

Schritt 3: Abrechnungsfrist prüfen

Die Heizkostenabrechnung muss innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter ankommen. Verstreicht die Frist, kann der Vermieter keine Nachzahlungen mehr einfordern. Gutschriften gehen jedoch nicht verloren.

• Mehr erfahren: Diese Verjährungsfristen sollten Mieter kennen

Schritt 4: Vorauszahlungen prüfen

Damit am Ende des Abrechnungszeitraums keine riesige Rechnung auf den Mieter wartet, wird üblicherweise eine Vorauszahlung im Mietvertrag vereinbart. Wenn dies der Fall ist, sollten Mieter auf der Abrechnung kontrollieren, ob die Vorauszahlung richtig verrechnet wurden.

Schritt 5: Zusammensetzung der Heizkosten prüfen

Der Betrieb einer Heizungsanlage verursacht neben dem Brennstoffverbrauch weitere Kosten wie Stromkosten zum Beispiel für die Umwälzpumpe oder Kosten für die Wartung der Heizungsanlage. 

Mindestens 50 Prozent und maximal 70 Prozent aller Kosten müssen nach dem individuellen Verbrauch abgerechnet werden.

Sofern das Warmwasser zentral und nicht etwa über Boiler in den einzelnen Wohnungen erhitzt wird, ist dies separat abzurechnen. Ebenfalls aufgeteilt nach Verbrauch und nach Wohnungsgröße.

Hat der Vermieter nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, obwohl er dies müsste, kann der Mieter die auf ihn entfallenden Kosten gemäß Heizkostenverordnung um 15 Prozent kürzen. Zudem kann er vom Vermieter eine verbrauchsabhängige Abrechnung für künftige Abrechnungszeiträume einfordern.

Schritt 6: Kostenarten prüfen

Die Heizkostenabrechnung muss jede Kostenart einzeln aufführen. „Für jede Kostenart muss die Abrechnung den Gesamtbetrag nennen und den individuellen Verbrauch des Mieters aufzeigen“, ergänzt Katrin Hartwig. „Hierzu muss der Mieter der Abrechnung entnehmen können, mit welchem Verteilerschlüssel die einzelnen Kostenpositionen auf ihn umgelegt werden.“

Zu den Kosten zählen:

• Brennstoffverbrauch
• Brennstofflieferung
• Betriebsstrom der Heizungsanlage
• Bedienung, Überwachung, Pflege und Wartung der Anlage
• Reinigung der Anlage und des Betriebsraums
• Kosten für die Verbrauchsmessung inklusive eventuell anfallender Mietgebühren
• Kosten, die die Abrechnung selbst verursacht
• Schornsteinfegerkosten

Nicht abrechnen darf der Vermieter dagegen:

• Reparaturkosten
• Kosten für die Versicherung, beispielsweise eines Öltanks oder die Finanzierung der Heizanlage, darf der Vermieter zwar umlegen, nicht aber im Rahmen der Heizkostenabrechnung.

Schritt 7: Formale Angaben prüfen

Auch ein formaler Fehler reicht bereits aus, damit ein Mieter die Heizkostenabrechnung zurückweisen kann. Folgende Punkte muss die Abrechnung dabei erfüllen:

• Der Abrechnungszeitraum muss zwölf Monate betragen und exakt mit Datum angegeben werden. Sollte der Mieter innerhalb des Abrechnungszeitraums ein- beziehungsweise ausgezogen sein, muss die tatsächliche Mietdauer auf der Abrechnung angegeben sein.
• Die Abrechnung muss die Adresse des Gebäudes sowie die richtige Definition der Wohneinheit enthalten.
• Der Mieter muss der Abrechnung entnehmen können, wer die Abrechnung erstellt hat. Die Person muss dazu auch berechtigt sein. Wenn es nicht der Vermieter selbst ist, benötigt die Person dazu eine Vollmacht des Vermieters.
• Die Abrechnung muss schriftlich vorliegen. Eine mündliche Übermittlung ist nicht ausreichend.
• In der Abrechnung muss der Verteilerschlüssel mitgeteilt und erläutert werden.
• Einzelne Kostenpunkte müssen auch einzeln aufgeführt werden. Eine Zusammenfassung mehrerer Posten ist nicht zulässig.
• Die Abrechnung muss die Angabe des Gesamtbeitrags enthalten mit der Nennung, ob es ein Guthaben oder eine Nachzahlung gibt.

Schritt 8: Monatliche Mitteilungen und Fernablesbarkeit prüfen

Durch die Novelle der Heizkostenverordnung, die Ende 2021 in Kraft trat, hat der Gebäudeeigentümer – also der Vermieter – noch weitere Pflichten auferlegt bekommen. So ist er verpflichtet bis Ende 2026 dafür zu sorgen, dass alle Messgeräte fernablesbar sind. Als fernablesbar gelten Geräte, die mit Walk-by- beziehungsweise Drive-by-Technologie    ausgestattet sind. Dank dieser Technologie genügt es, wenn der Ableser in die Nähe des Hauses kommen, um die Verbrauchsdaten auszulesen. Ein Besuch in der Wohnung wird dadurch hinfällig. Ausnahmen für das Nachrüsten beziehungsweise ersetzen der Messgeräte gibt es nur dann, wenn es dem Vermieter durch besondere Umstände nicht möglich ist, das Gerät zu wechseln oder der Aufwand dafür unangemessen hoch wäre.

Ebenfalls neu ist seit 2022 die Pflicht für Vermieter, in deren Immobilien bereits fernablesbare Messgeräte installiert sind, den Mietern monatlich Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen mitzuteilen. In der Mitteilung muss es auch neue zusätzliche Informationen für den Mieter geben, beispielsweise zum Brennstoffmix oder zu erhobenen Steuern.

Die Mitteilung muss dem Mieter so zugänglich gemacht werden, dass er nicht danach suchen muss. Das kann beispielsweise über einen Brief geschehen, aber auch auf elektronischen Weg durch eine E-Mail oder ein Webportal. Bei Webportalen muss der Mieter jedoch immer darauf hingewiesen werden, dass eine neue Mitteilung vorhanden ist – sonst würde es nur als Zurverfügungstellen gewertet.

Achtung: Verletzt der Vermieter eine dieser neuen Pflichten, so kann der Mieter den auf sie entfallenden Kostenanteil um drei Prozent kürzen. Die Regelung der Kürzung um 15 Prozent, weil Wärme und Warmwasser nicht nach Verbrauch abgerechnet wurden, bleibt davon unberührt.

Was kann ich tun, wenn die Heizkostenabrechnung fehlerhaft ist?

Entdeckt ein Mieter in der Abrechnung einen Fehler, so kann er Widerspruch einlegen. Dazu hat er ein Jahr ab Erhalt der Abrechnung Zeit. Nach Ablauf der Frist ist normalerweise kein Einspruch mehr möglich.

Der Vermieter kann dann den oder die möglichen Fehler innerhalb der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist korrigieren. Lässt er die Frist verstreichen, ist eine etwaige Nachzahlung für den Mieter hinfällig. Hat der Mieter jedoch zu viel vorausgezahlt, verfällt das Guthaben nicht mit dieser Frist.

Der Mieter sollte, wenn er einen Fehler entdeckt hat, den Vermieter informieren und ihn um eine Korrektur bitten. Bei schwerwiegenden Fehlern hat er sogar einen gesetzlichen Anspruch darauf. Etwaige Nachzahlungen darf der Mieter dann zurückbehalten. Ab wann ein Fehler schwerwiegend ist, ist nicht eindeutig geklärt und müsste vor Gericht in einer Einzelfallentscheidung festgelegt werden.

Mieter hat Anrecht auf Belegeinsicht

Insbesondere bei inhaltlichen Fehlern, etwa beim Verbrauch des Mieters oder einer bestimmten Kostenstelle, ist es schwierig, sie auf den ersten Blick zu erkennen. Hat der Mieter jedoch einen Verdacht, kann er beim Vermieter oder Verwalter Einsicht in die Belege nehmen.

Unter Umständen kann der Mieter auch Kopien der Belege anfordern. Beispielsweise wenn dem Mieter eine Einsicht in die Unterlagen in den Räumen des Vermieters nicht zugemutet werden kann. Entsprechend einer Entscheidung des Landgerichts Leipzig vom 17. März 2015 (Az. 12 S 7349/04) beispielsweise dann, weil der Mieter behindert oder weil die Entfernung zwischen Wohnung und Verwaltung zu groß ist.

Achtung! Verweigert der Vermieter dem Mieter die Einsicht in die Abrechnungsunterlagen oder ist der Mieter längere Zeit krank, kann es gemäß Paragraf 556 BGB aber möglich sein, auch nach Fristende Widerspruch einzulegen.

Hilfe vom Mieterverein oder einem Anwalt

Mieter sollten auf jeden Fall den Vermieter kontaktieren, wenn sie einen inhaltlichen oder formellen Fehler finden und versuchen, eine einvernehmliche Regelung zu finden. Unterstützung hierfür finden sie zum Beispiel beim örtlichen Mieterverein. Unter Umständen kann es auch sinnvoll sein, einen Anwalt zu konsultieren.

Möchte der Mieter dagegen auf Nummer sicher gehen, weil er keine mietvertraglichen Pflichten verletzen möchte, muss er dennoch nicht sofort klein beigeben und kann die Nachzahlung in voller Höhe aber unter Vorbehalt leisten. Der Mieter hat dann die Möglichkeit, den gezahlten Betrag zurückfordern oder mit laufenden Vorauszahlungen zu verrechnen, wenn sich herausstellt, dass die Abrechnung falsch war.

Caroline Schiko