Nebenkostenabrechnung prüfen: Tipps für Mieter

Wie kann ich die Nebenkostenabrechnung überprüfen?

Die Nebenkostenabrechnung, eigentlich Betriebskostenabrechnung, erstellt der Vermieter einmal jährlich, wenn im Mietvertrag eine Betriebskostenvorauszahlung vereinbart wurde.

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung kommt es immer wieder zu typischen Fehlern. Mit unseren Tipps können Mieter ihre Nebenkostenabrechnung selbst prüfen; eine Überprüfung mit Hilfe eines Profis ist in vielen Fällen jedoch sinnvoll, denn die Nebenkostenabrechnung ist meist recht komplex. Für die Nebenkostenabrechnungen 2022 und 2023 kann sich das besonders lohnen, damit Mietern keine Entlastung des Bundes verlorengeht.

Ist die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft, muss sie neu erstellt werden. Der Mieter muss am Ende weniger zahlen oder erhält Guthaben zurück.

Die 10 häufigsten Fehler in einer Nebenkostenabrechnung

Neben inhaltlichen Fehlern kann eine Nebenkostenabrechnung auch formal fehlerhaft sein. Das sind die häufigsten Fehler, die Mieter kennen sollten:

Fehler 1: Betriebskosten wurden nicht im Mietvertrag vereinbart

Damit der Vermieter die entstandenen Nebenkosten auf den Mieter umlegen darf, muss dies gültig im Mietvertrag vereinbart worden sein.
Ist dies nicht der Fall, muss der Mieter nur für die Heiz- und Warmwasserkosten aufkommen, die übrigen Kosten sind durch die Kaltmiete abgegolten, erklärt Jens Hermann, Fachanwalt für Mietrecht in Nürnberg.

• Hier findest du Tipps zur Prüfung deines Mietvertrages

Fehler 2: Die Nebenkostenabrechnung ist unvollständig

Nur eine vollständige Nebenkostenabrechnung ist auch gültig. Folgende Informationen müssen zwingend enthalten sein:

• für welche Wohnung ist diese Abrechnung erstellt
• Abrechnungszeitraum
• Auflistung aller einzelnen Kostenpositionen
• Umlage- oder Verteilerschlüssel, also die anteiligen Kosten für den Mieter
• Gesamthöhe der Betriebskosten
• Höhe der geleisteten Vorauszahllungen des Mieters
• Angabe, ob sich aus der Abrechnung eine Nachforderung oder ein Guthaben ergibt

Fehler 3: Es wurde ein falscher Verteilerschlüssel verwendet

Der Vermieter kann bei der Wahl des Verteilerschlüssels bei den verschiedenen Kostenpositionen recht frei wählen. Wichtig dabei ist, dass es dem Mieter erkenntlich ist, nach welchem Verteilerschlüssel – auch Umlageschlüssel genannt – abgerechnet wird.

Der Umlageschlüssel der Wahl muss allerdings im Mietvertrag vereinbart werden und nur so dürfen die Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden. Ist dazu nichts im Mietvertrag festgelegt, müssen die Nebenkosten nach Anteil der Wohnfläche verteilt sein.

• Hier erfährst du mehr über die Verteilerschlüssel, die ein Vermieter nutzen kann

Fehler 4: Die Heizkosten wurden falsch abgerechnet

Der Gesetzgeber bestimmt über die Heizkostenverordnung (HeizkostenV), wie die sogenannten warmen Betriebskosten, also die Heizkosten und die Kosten für Warmwasser verteilt werden müssen.

In der Regel müssen mindestens 50, höchstens 70 Prozent der Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden. Bei vielen älteren oder schlecht gedämmten Mietshäusern sind 70 Prozent nach Verbrauch die Regel. Der übrige Anteil der Heizkosten wird nach Wohnfläche verteilt (§ 7 HeizkostenV). Hat der Vermieter die Heizkosten anders verteilt, darf der Mieter die geforderten Heizkosten um 15 Prozent kürzen (§12 HeizkostenV).

Eine Ausnahme machen hier nur Mietwohnungen in Zweifamilienhäusern, wenn der Vermieter selbst in der zweiten Wohnung lebt. In dem Fall können die Heizkosten auch pauschal abgerechnet werden.

• 2021 wurde die Heizkostenverordnung novelliert. Hier erfährst du, was sich geändert hat
• Hier bekommst du Tipps, wie du die Heizkostenabrechnung überprüfen und Geld sparen kannst

Fehler 5: Die Nebenkostenabrechnung kommt zu spät

Die Frist für die Betriebskostenabrechnung ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) festgehalten: Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes sollte die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein (§ 556, Abs. 3 BGB).
Davon hängt ab, ob der Mieter die Nebenkostenabrechnung überhaupt beachten muss, denn: Eine verspätete Nachforderung muss er normalerweise nicht zahlen.

Eine Rückzahlung steht dem Mieter auch trotz verspäteter Abrechnung weiterhin zu. Jens Hermann, Fachanwalt für Mietrecht in Nürnberg, sagt: „Der Mieter hat das Recht, eine Abrechnung zu bekommen. Gerade wenn er mit einer Rückerstattung rechnen kann, sollte er diese fordern.“

Der Vermieter muss die Betriebskosten mit seinem Mieter auch dann innerhalb der Jahresfrist abrechnen, wenn ihm selbst die Jahresabrechnung des Hauses noch nicht vorliegt. Denn: Die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümer gilt nicht als Grundlage für die Betriebskostenabrechnung für die Mieter. Ist die Ein-Jahres-Frist verstrichen, kann der Vermieter eine Nachforderung der Betriebskosten nur dann geltend machen, wenn er weder absichtlich noch fahrlässig die Verspätung der Jahresabrechnung verursacht hat. Hierfür muss er allerdings Beweise vorlegen können (BGH Az.: VIII ZR 249/15).

Fehler 6: Der Abrechnungszeitraum ist falsch

In der Regel muss der Abrechnungszeitraum zwölf Monate umfassen, um gültig zu sein (§ 556, Abs. 3 BGB). Fachanwalt Jens Hermann erklärt: „Berechnet der Vermieter einen Zeitraum, der länger als zwölf Monate ist, handelt es sich um einen formalen Fehler.“ Ein solcher Fehler macht die Nebenkostenabrechnung ungültig.

Ausnahmefall: kürzerer Abrechnungszeitraum. Ein kürzerer Abrechnungszeitraum könne möglich sein, wenn nach Kalenderjahr abgerechnet werde, so Hermann. Zum Beispiel, wenn ein Mieter erst im August einziehe: Dann reiche der Abrechnungszeitraum vom 1. August bis zum 31. Dezember.

Fehler 7: Die Abrechnung enthält falsche Posten

Steht im Mietvertrag, dass der Mieter „die Betriebskosten“, oder „sämtliche Betriebskosten“ trägt, gelten alle gängigen umlagefähigen Nebenkosten gemäß Betriebskostenverordnung (BetrKV) als vereinbart (BGH, Az.: VIII ZR 137/15).

Betriebskosten, die als „sonstige“ zählen, müssten explizit benannt werden. Werden im Mietvertrag nur einzelne Kosten aufgezählt, zum Beispiel Beleuchtungskosten, Müllabfuhr und Gebäudereinigung, dann muss der Mieter nur eben diese zahlen. Die Nebenkostenabrechnung darf kein Konglomerat an beliebig abgerechneten Kosten sein.

Es dürfen grundsätzlich nur umlagefähige Nebenkosten vereinbart werden: Viele Kostenpositionen lassen sich auf den Mieter umlegen, von der Grundsteuer über die Abfallgebühren bis hin zur Zentralheizung. Aber nicht alle Nebenkosten muss der Mieter dulden: Kosten für notwendige Reparaturen oder den Verwaltungsaufwand des Vermieters muss er nicht tragen.

• Hier erfährst du, welche konkreten Nebenkosten der Vermieter umlegen darf und welche nicht.

Fehler 8: Leerstand wird auf Mieter umgelegt

Steht eine Wohnung im Haus über einen gewissen Zeitraum leer, so muss der Vermieter selbst die Kosten dafür tragen und kann sie nicht anteilig auf die restlichen Mieter umlegen. Die leerstehenden Wohnungen müssen bei den Gesamtkosten mit eingerechnet werden. Taucht also im Vergleich zum Vorjahr in der Abrechnung eine andere Gesamtquadratmeterzahl auf, so ist dies ein Anzeichen dafür, dass der Vermieter nur die vermieteten Wohnungen abgerechnet hat, um Kosten zu sparen.

Fehler 9: Kosten für Gewerberäume werden mit eingerechnet

Gibt es in einem Gebäude sowohl Wohn- als auch Gewerberäume, liegt also eine sogenannte Mischnutzung vor, dürfen Wohnraummieter nicht mit Kosten belastet werden, die durch die gewerbliche Nutzung entstehen. So dürfen Vermieter zum Beispiel Verwaltungskosten zwar auf Gewerbemieter umlegen, auf Wohnraummieter aber nicht. Oftmals werden daher zwei getrennte Abrechnungen erstellt.

Im Falle des öffentlich geförderten Wohnraums ist der sogenannte Vorwegabzug gesetzlich vorgeschrieben (§20 Abs. 2 Satz 2 Neubaumietenverordnung). Der Vorwegabzug soll verhindern, dass Wohnungsmieter mit Kosten belastet werden, die allein oder in sehr hohem Maße durch gewerbliche Nutzer entstehen.

Fehler 10: Vermieter missachtet Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Der Vermieter muss sich bei der Betriebskostenabrechnung an den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit halten. Das heißt er muss bei Maßnahmen und Entscheidungen, die die Nebenkosten des Mieters beeinflussen, ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis berücksichtigen (§ 556, Abs. 3 BGB).

Eine saftige Nachforderung in der Nebenkostenabrechnung sorgt oft für Unmut. Doch grundsätzlich gilt: Mieter müssen in der Regel auch hohe Nachforderungen zahlen (BGH VIII ZR 195/03).

Empfindet ein Mieter einzelne Nebenkosten als zu teuer, muss er das belegen können. Bei Gartenpflege, Gebäudereinigung oder Hausmeisterdiensten rät Fachanwalt Jens Hermann: „Der Mieter kann bei anderen Betrieben nachfragen, und Kostenvorschläge einholen.“

Was kann ich tun, wenn meine Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist?

Hat ein Mieter Zweifel an der Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung, so sollte er folgendermaßen vorgehen:

1. Belegeinsicht nehmen
2. Der Nebenkostenabrechnung widersprechen

Ist der Mieter sich sicher einen Fehler entdeckt zu haben, kann er Schritt 1 auch überspringen und sofort Widerspruch einlegen.

Schritt 1: Belegeinsicht nehmen

Die Belegeinsicht fordert der Mieter am besten schriftlich beim Vermieter an. Vermieter sind verpflichtet, dem Mieter Originalbelege auf Aufforderung vorzulegen. Doch Achtung: Kopien kann der Mieter nur im Sonderfall fordern, etwa wenn er nicht zur Belegeinsicht vorbeikommen kann. Fachanwalt Jens Hermann erklärt: „Zum Beispiel, wenn ein Mieter in München wohnt, seine Hausverwaltung aber in Berlin sitzt.“ Die Kosten der Kopien müsse der Mieter aber selbst zahlen.

Ist es für die Überprüfung der Abrechnung nötig, dürfen Mieter auch die Einzelverbrauchsdaten ihrer Mitmieter einsehen (BGH, Az.: VIII ZR 189/17).

Was kann ich tun, wenn mein Vermieter die Belegeinsicht verweigert?

Wenn der Vermieter auch nach mehrfacher Aufforderung die Belegeinsicht verweigert, ergibt sich für den Mieter ein sogenanntes Zurückbehaltungsrecht (§273 BGB). Das bedeutet, er muss die eingeforderte Nachzahlung nicht zahlen. Unter Umständen kann er sogar künftige Zahlungen der Betriebskostenvorauszahlung stoppen (BGH, Az.: VIII ZR 38/11 GE 2012, 825).

Im schlimmsten Fall kann der Mieter die Belegeinsicht über Gericht einklagen.

Laut gängiger Rechtsprechung gilt die Belegeinsicht dann als verweigert:

• Der Vermieter verweigert die Belegeinsicht schriftlich.
• Der Vermieter reagiert auf die schriftliche Aufforderung des Mieters nicht innerhalb der angemessenen Frist von 14 Tagen.
• Der Vermieter zeigt nicht alle notwendigen Belege.
• Der Vermieter gibt dem Mieter zu wenig Zeit für die Belegeinsicht.
• Der Vermieter hat die Belege nicht ordentlich sortiert.
• Der Vermieter verhindert die Belegeinsicht anderweitig.

Schritt 2: Der Nebenkostenabrechnung widersprechen

Der Mieter hat für die Überprüfung seiner Nebenkostenabrechnung bis zu zwölf Monate nach Erhalt Zeit, um Widerspruch einzulegen. Später ist in der Regel kein Widerspruch mehr möglich (§ 556, Abs.3, Satz 5 BGB). Unerheblich ist dabei, ob er eine Nachforderung bereits gezahlt hat, denn sein Rückforderungsanspruch besteht weiterhin (BGH Az.:VIII ZR 269/09).

Bei einer Nachforderung, die wegen eines Fehlers zu hoch ist, sollte der Mieter schnell handeln. Denn: Eine Nachforderung muss der Mieter innerhalb von 30 Tagen begleichen, sonst gerät er mit seiner Zahlung in Verzug (§ 286 BGB). Dazu hat er zwei Möglichkeiten:

1. Widerspruch und Zahlung mit Vorbehalt auf Rückforderung: Innerhalb der 30 Tage, nach denen der Mieter die Nebenkostenabrechnung erhalten hat, legt er dagegen Widerspruch ein und weist auf den Fehler hin. Er schreibt darin auch, dass er sich das Recht vorbehält, seine Zahlung zurückzufordern, und zahlt die volle Höhe der Nachforderung.
2. Widerspruch und Teilzahlung: Zu diesem Vorgehen rät Jens Hermann. Bei einem eindeutigen Fehler zahlt der Mieter nur jenen Anteil, der berechtigt ist und legt innerhalb der 30-Tages-Frist Widerspruch ein. Der Mietrechtsexperte sagt: „Hat der Mieter mit seinem Widerspruch Recht, muss er so dem Vermieter nicht wegen zu viel gezahltem Geld hinterherlaufen.“

Seinen Widerspruch sollte der Mieter schriftlich verfassen und begründen. Zudem sollte er beweisen können, dass der Vermieter den Widerspruch rechtzeitig erhalten hat. Bei einer persönlichen Übergabe sollte er daher laut Hermann einen Zeugen mitnehmen oder sich eine Quittung ausstellen lassen.

Auf den Widerspruch kann eine Nachbesserung folgen – die muss der Mieter nur innerhalb eines begrenzten Zeitraums dulden. Es gilt wie bei der Abrechnungsfrist auch: Innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung (§ 556 Abs.3 BGB) muss der Mieter eine Korrektur erhalten haben, später ist sie in der Regel ungültig.

Sieht der Mieter einen Fehler, wo der Vermieter keinen sieht, kann es schnell zu Streit kommen. Im Zweifel sollten Mieter daher rechtzeitig den Rat eines Rechtsexperten einholen, vom Fachanwalt oder beim Mieterbund.

Regine Curth